Pokud uchovávám osobní údaje, tak musím evidovat, jaký k tomu mám zákonný důvod. Je celkem 6 důvodů:
1. oprávněný zájem
Můžu evidovat osobní údaje zákazníků, kteří u mě nakoupili. A díky tomu jim třeba můžu zasílat novinky z oblasti zboží nebo služeb, které u mě pořídili. Obchodní podmínky by měly uvádět, jak dlouho po posledním nákupu budu tyto údaje zpracovávat. Maximálně jsou to 3 roky.
2. plnění smlouvy
Osobní údaje potřebuji pro uzavření smlouvy nebo abych mohl smlouvu plnit. Například jméno, příjmení, adresa, telefon, e-mail.
3. splnění právní povinnosti
Upravuje případy, kdy je nutné ze zákona osobní údaje zpracovávat či evidovat. Například údaje na faktuře s DPH vystavené fyzické osobě se musí uchovávat po dobu 10 let.
4. souhlas se zpracováním osobních údajů
Pokud nelze využít žádný jiný právní titul, mohu požádat a souhlas. Tento souhlas musí být:
- svobodný
- konkrétní
- informovaný
- jednoznačný
5. veřejný zájem
Pro veřejné instituce.
6. životně důležitý zájem
V situacích, které by ohrožovaly život, mohou organizace uchovávat i např. biometrické údaje.
